Vaktplan og vaktlister

Vaktplanlegging som viser lønnskostnaden før uken starter

Legg inn vakter, la ansatte bytte og melde seg på ledige vakter på mobilen, og se timer og lønnskostnad mens du planlegger.

Be om gratis demo Se hvordan det fungerer

Siden 1999Mer enn 3 000 aktive kunderOver 200 000 aktive brukere

 

Slik lager du vaktplanen i Tidsbanken

  1. Planlegg uken

    Legg inn enkeltvakter eller rull ut en fast arbeidsplan for perioden du velger.

  2. Ansatte bytter seg imellom

    Byttet oppdateres i vaktplanen, og du ser hvem som har vakten.

  3. Fyll ledige vakter

    Legg vakten ut i vakttorget. Ansatte melder interesse, og du godkjenner hvem som får den.

  4. Se kostnaden underveis

    Timer og lønnskostnad summeres per dag mens du planlegger.

  • Biltema
  • Byggmakker
  • Orkla
  • Megaflis
  • Godt Brød
  • Norsk Gjenvinning
  • BKS Industri
  • PSW Technology

Hva er en vaktplan?

En vaktplan, også kalt vaktliste, arbeidsplan eller turnus, er en oversikt over hvem som skal jobbe, hvilke dager og hvilke klokkeslett. Den brukes der folk jobber til ulike tider, som i butikk, servering, helse og produksjon. I Tidsbanken lages vaktplanen i samme system som timelister og fravær, så planlagt tid kan sammenlignes med tiden som faktisk er jobbet.

Vaktplan / vaktliste
Oversikten over vaktene i en periode: hvem, hvilke dager og hvilke klokkeslett.
Arbeidsplan / turnus
Et fast mønster av vakter som gjentas, for eksempel over tre eller seks uker.
Vakttorg
Stedet der ledige vakter legges ut, så ansatte kan melde at de vil ta dem.

Færre telefoner, mindre administrasjon og bedre oversikt

Vaktplanen samler det som ellers krever telefoner, meldinger og regneark. Ansatte ser og bytter vakter på mobilen, du planlegger hele uken på én gang og ser hva den koster, og timelisten bygger videre på planen.

Ansatte har vaktlisten med seg på mobilen

Endringer du gjør, blir synlige for de ansatte med en gang. De slipper å spørre når de skal på jobb, og du slipper å sende ut nye lister.

  1. Alltid oppdatert

    Ansatte ser sine egne vakter i nettleseren på telefonen. Det er ingen app å laste ned.

  2. Bytt vakter seg imellom

    Ansatte spør hverandre om å bytte. Når du har godkjent byttet, oppdateres vaktplanen, og du ser hvem som har vakten.

  3. Meld seg på ledige vakter

    Ledige vakter legges ut i vakttorget. Ansatte melder interesse, og du godkjenner hvem som får vakten.

Planlegg hele uken på én gang

Marker dagene for en ansatt og opprett alle vaktene i én operasjon. Trenger én dag en annen vakt, endrer du bare den.

  1. Opprett flere vakter samtidig

    Marker dagene, velg arbeidstype og opprett vaktene på én gang.

  2. Endre én vakt uten å lage planen på nytt

    Ekstra vakter, sykdom og bytter legges inn der de skjer.

Ha kontroll på lønnskostnadene før du publiserer vaktplanen

Se hvordan bemanningen påvirker lønnskostnadene allerede mens du planlegger. Med måltall direkte i vaktlisten kan du justere bemanningen og holde budsjettet før uken starter.

  1. Lønnskostnader og budsjett

    Se planlagte lønnskostnader opp mot budsjettet, og få oversikt over avvik for hver dag.

  2. Omsetning per arbeidstime (OPAT)

    Planlegg bemanningen ut fra forventet omsetning, så du har riktig antall ansatte på jobb når behovet er størst.

  3. Produktivitet og timebudsjett

    Følg med på planlagte arbeidstimer opp mot avdelingens timebudsjett, og se hvordan bemanningen påvirker produktiviteten.

Vaktplanen blir grunnlaget for timelisten

Vaktplan og timelister ligger i samme system. Planlagte vakter står ved siden av tiden som faktisk er stemplet, så avvik kan følges opp samme dag.

  1. Planlagt mot registrert

    Du ser hvem som kom senere, gikk tidligere eller ble igjen.

  2. Tillegg etter reglene deres

    Kvelds-, helge- og nattillegg beregnes i timelisten ut fra tiden som er jobbet.

Les om timeregistrering og timelister

Hvor lang tid i forveien skal vaktlisten være klar?

Arbeidsplanen, ofte kalt vaktliste, skal gjøres kjent så tidlig som mulig og senest to uker før den tas i bruk. Det følger av arbeidsmiljøloven § 10-3. Planen skal vise hvilke uker, dager og tider hver ansatt skal jobbe.

Kort oppsummert. Les mer hos Arbeidstilsynet. Arbeidsgiver har ansvaret for at planen oppfyller kravene.

  1. § 10-3

    Arbeidsplan for ulike arbeidstider

    Planen viser hvilke uker, dager og tider den enkelte skal arbeide.

  2. § 10-3

    Utarbeides sammen med tillitsvalgte

    Der virksomheten har tillitsvalgte, skal de være med på å lage planen.

  3. § 10-3

    Kjent minst to uker før

    Planen skal gjøres kjent så tidlig som mulig, og senest to uker før den tas i bruk.

  4. § 10-7

    Planen erstatter ikke timeregistrering

    Arbeidsgiver skal også ha oversikt over hvor mye hver ansatt faktisk har jobbet.

Vi har hjulpet bedrifter med planlegging og timer siden 1999

I 27 år har vi hjulpet butikker, serveringssteder, produksjonsbedrifter og mange andre med å få vaktplaner, arbeidstid og tillegg til å stemme. Rådgiverne våre setter opp systemet sammen med dere, slik at det passer måten dere jobber på.

Systemet utvikles og driftes fra Bergen, med norske rådgivere og norsk support.

27 årErfaring
3 000+Aktive kunder
200 000+Aktive brukere
Fra 25-årsjubileet

949 966

vakter opprettet i Tidsbanken på én måned

Tall fra oktober 2026.

30 644
vakter per dag
1 277
vakter per time
21
vakter i minuttet

Det er én ny vakt hvert 2,8. sekund. Siden du åpnet siden, er det opprettet omtrent 0 nye vakter.

Beregnet ut fra snittet i oktober 2026.

Slik bruker andre vaktplanen

«Vi bemanner etter omsetning per time, og det er viktig å sette inn timer på de riktige stedene!»
Charlotte K. StrønenKultursjef, Godt BrødLes hele kundehistorien
«Jeg satt med kalkulator og regnet hver eneste måned. Nå går det mye enklere.»
Erik Elias StenløvAssisterende daglig leder, Trekroneren i BergenLes hele kundehistorien

Vanlige spørsmål om vaktplan

Hvordan lager man en vaktplan?

Start med bemanningsbehovet: hvor mange som trengs, og når. Hent inn ønsker, ferie og fravær, og fordel vaktene slik at arbeidstidsreglene og budsjettet holder. Planen skal gjøres kjent senest to uker før den tas i bruk. I Tidsbanken velger du avdeling og uke, legger inn vakter med vakttype og tidspunkt og publiserer når planen er klar. Da ser de ansatte vaktene sine på mobilen.

Kan ansatte bytte vakter med hverandre?

Det avhenger av rutinene på arbeidsplassen. Ofte kan ansatte bytte seg imellom så lenge leder godkjenner byttet og bemanningen fortsatt går opp. I Tidsbanken ber ansatte om bytte på mobilen, leder godkjenner, og vaktplanen oppdateres.

Finnes det en app for vaktplan?

En vaktplan-app bør la ansatte se vaktene sine, bytte vakter og melde seg på ledige vakter fra telefonen. Tidsbanken er en webapp som brukes i nettleseren og er tilpasset telefon, så det er ingen app å laste ned.

Hva er forskjellen på vaktliste og timeliste?

Vaktlisten viser når de ansatte skal jobbe. Timelisten viser hva de faktisk har jobbet, og det er den som brukes til lønn. I Tidsbanken står planlagte vakter ved siden av registrert tid i timelisten.

Hvordan planlegger man bemanning etter budsjett?

Sett planlagte lønnskostnader opp mot budsjettet for hver dag, og bemann etter når omsetningen kommer. Omsetning per arbeidstime (OPAT) viser om timene står i forhold til salget, og et timebudsjett setter rammen for hvor mange timer avdelingen kan bruke. I Tidsbanken ser du disse måltallene direkte i vaktplanen mens du planlegger, og avviket mot budsjettet før planen publiseres.

Når holder ikke Excel lenger til vaktplanlegging?

Et regneark kan fungere for en fast liste med få ansatte. Når vakter byttes ofte, flere skal se planen, eller timene skal bli til lønn, blir det mye manuelt arbeid, fordi regnearket ikke vet hvem som faktisk jobbet. Da er det enklere med vaktplan og timeliste i samme system.

Hva bør et vaktplanleggingssystem kunne?

Ansatte bør kunne se vaktene sine på mobilen, bytte vakter og melde seg på ledige vakter. Leder bør kunne rulle ut faste arbeidsplaner, se lønnskostnaden mot budsjettet mens planen lages, og få vaktene over i timelisten slik at timene kan gå videre til lønn. Tidsbanken samler dette i ett system.

Kan vaktplanen kobles til lønnssystemet?

Godkjente timer, tillegg og fravær fra timelisten kan overføres til lønns- og økonomisystemet dere bruker. Hva som overføres, avhenger av system og oppsett. Se integrasjoner.

Gratis demo

Se hvordan vaktplanen kan settes opp for dere

En rådgiver viser deg vaktplanen med utgangspunkt i hvordan dere jobber i dag. Du trenger ikke forberede noe.

  • Gratis og uforpliktende
  • Du velger hva du vil se
  • Du møter en rådgiver hos oss i Bergen

Vil du heller ringe? 55 27 37 00
Eller be om et pristilbud.

Bestill demo