Vårt arbeid med åpenhetsloven

I 2022 ble Åpenhetsloven innført i Norge. Loven har som formål å fremme
virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige
arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester.
Samtidig skal loven sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for
menneskerettigheter og arbeidsforhold.
Loven gjelder for større virksomheter som er hjemmehørende i Norge, eller
utenlandske virksomheter som er skattepliktige til Norge, og som på balansedagen overstiger minst to av disse tre tersklene:
• salgsinntekt på 70 millioner kroner
• balansesum på 35 millioner kroner
• gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret på 50 årsverk.

Tidsbanken AS er underlagt Åpenhetsloven og har tidligere hatt en forenklet
redegjørelse for vårt arbeid med loven. Dette er den første fullstendige redegjørelsen. Arbeidet med Åpenhetsloven er et kontinuerlig arbeid, og vi forventer at både rutiner og redegjørelser vil utvikle seg betydelig de kommende årene.

Tidsbanken AS

Tidsbanken er et norsk programvareselskap som tilbyr skyløsninger for tidsregistrering, prosjekt, fravær og HR. Våre løsninger hjelper norske bedrifter med å
få bedre oversikt over arbeidstid, prosjekter og ansatte. Systemene brukes i dag innen bygg og anlegg, industri, helse, varehandel og en rekke andre bransjer.

Vi har hovedkontor i Bergen (Conrad Mohrs veg), to kontorer på Os, og egne kontorer i både Nordfjord og Ulsteinvik. Dette gir oss en solid regional tilstedeværelse
og gjør at vi er tett på kundene våre.

Tidsbanken har hatt jevn vekst i antall ansatte og kunder de siste årene. Vår organisasjon preges av høy kompetanse innen IT, support og kundetilpasning, og vi legger stor vekt på trivsel og gode interne forhold.

Tilnærming til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Tidsbanken er opptatt av å ta samfunnsansvar. Vi ønsker å være en seriøs aktør som opptrer med respekt for grunnleggende menneskerettigheter, både i egen virksomhet og i hele vår verdikjede.

Vi er en tjenesteleverandør med relativt enkel verdikjede sammenliknet med produksjonsbedrifter, men vi har like fullt et bevisst forhold til hvem vi velger å samarbeide med. Våre viktigste leverandører er solide aktører som Microsoft (programvare), Atea og Dustin (hardware og konsulenttjenester), Bring (logistikk), Tryg og Nordea Liv (forsikringer og pensjon), Fjordkraft (strøm) og LinkMobility (SMS-tjenester). Flere av disse er store selskaper underlagt internasjonale krav og sertifiseringer.

Vi stiller krav til at våre leverandører opptrer i tråd med anerkjente standarder, og vi
har satt i gang arbeidet med å dokumentere dette systematisk.

Forankring

Det overordnede ansvaret for å etterleve Åpenhetsloven ligger hos styret i Tidsbanken. Det er styrets leder som har hatt hovedansvaret for arbeidet med 
Åpenhetsloven.

Innkjøp og leverandørforhold styres sentralt fra hovedkontoret. Lokale bestillinger skjer i hovedsak i tråd med sentrale rammeavtaler, noe som gir oss god oversikt og mulighet til å stille krav til leverandørene. Det gir også trygghet at samme standarder gjelder på tvers av kontorer.

Vi bruker vår digitale kvalitetsmanual som samlende plattform for rutiner, dokumentasjon og oppfølging, og dette inkluderer både etiske retningslinjer og varslingsordninger.

Code of Conduct

Alle ansatte i Tidsbanken følger et tydelig arbeidsreglement og etiske retningslinjer som beskriver hvordan vi skal opptre i ulike situasjoner. Disse retningslinjene gjelder både faste ansatte og midlertidige ansatte, og tar for seg temaer som likebehandling, rettferdighet, åpenhet og respekt.

Vi har også startet arbeidet med å utvikle en egen Code of Conduct for våre leverandører. Dette skal bygge på OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper og anerkjente internasjonale konvensjoner. Når dette arbeidet er fullført vil dokumentet gjelde som vedlegg i alle nye og eksisterende leverandøravtaler.

Målet er at dette skal være et levende dokument som oppdateres jevnlig og følger virksomhetens utvikling. 

Policy

Per i dag bygger vårt arbeid på policyene i vår kvalitetsmanual, inkludert HMS og etiske retningslinjer. Vi har et tydelig mål om at Tidsbanken skal være en ansvarlig aktør som bidrar til bærekraftig utvikling for både mennesker og miljø. Vi har også en egen Miljøpolicy, som vi utarbeidet i forbindelse med arbeidet med Miljøfyrtårn-sertifiseringen vår.

Miljøpolicy/ Overordnet målsetting for Helse, Miljø og Sikkerhet for Tidsbanken AS

Tidsbanken AS har som mål å sikre en mest mulig miljøvennlig leveranse av alle sine tjenester.

Dette gjøres gjennom:

  • å tenke miljø som er en naturlig og integrert del av virksomheten.
  • å tilfredsstille miljøkrav og reguleringer fra offentlige myndigheter.
  • å identifisere og redusere mulige kilder til forurensning.
  • å etterstrebe en effektiv bruk av energi og minimum bruk av forbruksmaterialer

Vi skal kontinuerlig vedlikeholde og forbedre vårt miljøarbeid i Tidsbanken AS.

Konkrete mål for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet i 2023

  1. Vi skal ha et sykefravær på maksimalt 4,0 %
    1. Tiltak: Vi skal ha et søkelys på at de ansatte har rett arbeidsstilling, at de trives på 
      jobb og at vi har er jevnlig dialog med de ansatte. Arbeidsmiljøet skal være 
      inkluderende hos oss. Vi skal også ha flere sosiale sammenkomster, oppfordre de 
      ansatte til å trene og legge til rette for at vi har frukt og grønt på kontoret.
  2. Vi skal ha en sorteringsgrad på 55%.
    1. Tiltak: Vi skal få en oversikt over restavfallet vårt og se om vi kan kildesortere mer 
      av dette.
  3. Vi skal ha et drivstofforbruk per mil på 0,4l/mil.
    1. Tiltak: Vi ønsker å ha kun nullutslippskjøretøy i vår virksomhet. Vi ønsker også å 
      ha færrest mulig flyreiser og vil oppfordre de ansatte til å ha flere digitale møter.
  4. Vi skal legge press på samarbeidspartnere om å bli miljøsertifisert
    1. Tiltak: Etterspørre miljøsertifiseringer og bærekraftrapporter 

Leverandører og innkjøp

Vi prioriterer samarbeid med leverandører som viser ansvar for miljø og arbeidsforhold.

Vi vurderer leverandører ut fra dokumentasjon og sertifiseringer, blant annet ISO og miljøsertifikater.

Vi velger produkter og løsninger som skal redusere avfall og miljøbelastning, for eksempel ved å minimere engangsplast og satse på energieffektive løsninger. Under ligger et utdrag fra våre innkjøpsrutiner:


Rutine for innkjøp Tidsbanken AS

Formålet med innkjøpsrutinen er å redusere virksomheters miljøbelastning. Miljøvennlige innkjøp gir betydelig positiv miljøpåvirkning, og henger nøye sammen med miljøaspekter som forbruk, avfall og klimautslipp.

  • Rutinen skal benyttes ved alle innkjøp
  • Rutinen integreres i virksomhetens øvrige innkjøpsrutiner /-regler

Forut for innkjøp og forespørsler skal:

  1. Det gjøres en behovsvurdering
    1. Er innkjøpet nødvendig?
    2. Finnes varen/tjenesten andre steder i bedriften?
    3. Treffer innkjøpet deres behov på best mulig måte eller finnes det bedre 
      alternativer?
    4. Kan vi kjøpe det brukt?
    5. Hvordan unngår vi å kjøpe mer enn nødvendig?
    6. Kan fysiske varer erstattes med digitale produkter?
    7. Kan vi leie/lease en tilsvarende vare/tjeneste?
  2. Leverandørens miljøprofil vurderes
    1. Etterspør et sertifisert miljøledelsessystem som Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS.
    2. Leverandører skal oppfordres til å ikke bruke for mye emballasje.
    3. Leverandører av emballerte produkter skal være medlem av Grønt Punkt eller tilsvarende.
    4. Ved flytting eller bytting av lokaler skal det stilles miljøkrav til byggeier. Energieffektiv drift og installasjoner og gode kildesorteringsløsninger skal vektlegges (spør etter energiattest, energimerking).
    5. Oppfyller leverandør våre krav for miljø og sosial bærekraft
    6. Oppfyller leverandør våre krav for transport av varen
  3. Produktene kontrolleres
    1. Tredjeparts miljømerkede produkter skal foretrekkes når krav til kvalitet, leveringstider og kostnader også kan tilfredsstilles, se oversikt over miljømerkede produkter nedenfor.
    2. God kvalitet, lang levetid og gjenbruksmuligheter skal alltid vektlegges. 

Arbeidsmiljø

Vi skal sikre et trygt og inkluderende arbeidsmiljø med fokus på helse og sikkerhet. Ansatte får opplæring og deltar aktivt i forbedringsarbeid. Vi oppmuntrer ansatte til å melde fra om forbedringsforslag og eventuelle bekymringer.

Varsling og informasjon

Tidsbanken har etablert tydelige rutiner for varsling. Alle ansatte har tilgang til varslingsordningen via kvalitetsmanualen, og kan trygt melde fra dersom de opplever eller mistenker kritikkverdige forhold. Dette gjelder også forhold hos leverandører.

I tråd med Åpenhetsloven har vi laget rutiner for hvordan vi skal håndtere forespørsler fra allmennheten. Vi har så langt ikke mottatt innsynskrav, men er klare til å svare på slike henvendelser

Negative konsekvenser og risiko

Aktsomhetsvurderinger

Vi har startet aktsomhetsvurderinger av våre viktigste leverandører. Flere av leverandørene har allerede vist til egne retningslinjer, sertifiseringer eller rapportering som dekker områder som menneskerettigheter og arbeidsforhold. Likevel erkjenner vi at risiko kan finnes lenger ute i leverandørkjedene, særlig i globale IT-leveranser.

Tidsbanken internt

Vi ser lav risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold internt, men vil likevel ha fokus på å videreføre god kultur og rutiner gjennom tydelig arbeidsreglement, systematiske medarbeidersamtaler og aktivt HMS-arbeid.

Leverandørkjedene

Innen IT og hardware kan deler av produksjonen skje i land med høyere risiko for brudd på arbeidstakerrettigheter. Vi er derfor ekstra oppmerksomme på 
dokumentasjon og oppfølging i disse kategoriene – i den grad vi har mulighet til å kontrollere dette.

Veier til å redusere negative konsekvenser og risiko

Våre viktigste tiltak fremover vil være:

  • å fullføre aktsomhetsvurderinger av alle eksisterende leverandører
  • å innhente mer dokumentasjon fra leverandører, inkludert policyer og sertifiseringer
  • å ferdigstille og implementere vår Code of Conduct for leverandører
  • å systematisere vurderingene slik at det blir enkelt å rapportere til styret og til allmennheten
  • å gjennomføre årlige revisjoner og oppdateringer

Avslutning

Tidsbanken ønsker å være en ansvarlig virksomhet som driver bærekraftig og med respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Arbeidet med Åpenhetsloven er ikke et engangstiltak, men vil fortsette som en del av vår løpende forbedringsprosess.

Vi ser frem til å videreutvikle dette arbeidet og til å kunne dokumentere ytterligere resultater i årene som kommer.